Binnen de applicatie wordt een bewaartermijn van 5 jaar na de uitschrijfdatum aangehouden. Wanneer de bewaartermijn instelling is ingesteld op handmatig verwijderen, dient u zelf een verwijder actie te doen, nadat de bewaartermijn is verstreken. Alle gebruikers met de TOP management rol, krijgen een notificatiemelding wanneer er één of meerdere leerlingen zijn waarvoor de bewaartermijn is verstreken. 

Om te controleren welke leerlingen dit zijn en deze makkelijk te verwijderen gaat u naar het onderdeel Leerlingen onder de knop Instellingen. Hier klikt u op de knop [Bewaartermijnen]. In dit overzicht zullen de leerlingen waarvoor de bewaartermijn verstreken is zichtbaar zijn. Selecteer de leerlingen die u wilt verwijderen en bevestig dit met de knop onderin in het scherm. 

Voor leerlingen met een of meerdere TOP dossiers binnen de applicatie zijn er nog een aantal controles aanwezig. Een TOP dossier kan alleen verwijderd worden, wanneer er geen inzagen naar externen meer open staan en er op ingestuurde toolboxen reactie is ontvangen. Is aan één van deze voorwaarden niet voldaan? Dan kan het dossier (nog) niet verwijderd worden.