Binnen de applicatie wordt een bewaartermijn van 5 jaar na de uitschrijfdatum aangehouden. Dit wil zeggen dat leerlingen 5 jaar na de uitschrijfdatum verwijderd dienen te worden. Binnen de applicatie heeft u de mogelijk om het verwijderen handmatig of automatisch in te stellen. Om u erop te kunnen attenderen dat de bewaartermijn voor een leerling is verlopen of de verwijdering automatisch uit te kunnen voeren, is het belangrijk dat de uitschrijfdatums worden ingevoerd bij de leerlingen. Voor het invoeren van een uitschrijfdatum bij leerlingen zijn er twee verschillende mogelijkheden namelijk:

1. Per leerling 
2. In bulk via de knop [Uitschrijfdatums] bij het onderdeel Leerlingen.

Optie 1: Het is mogelijk om per leerling een uitschrijfdatum toe te voegen. De uitschrijfdatum is toe te voegen door bij de leerling in het onderdeel Leerlingen te klikken op het Bewerk-icoon. Onderaan is het veld Uitschrijfdatum zichtbaar en kan deze worden ingevoerd en opgeslagen.

Optie 2: Uitschrijfdatums zijn ook in bulk toe te voegen bij leerlingen zonder een actieve groep via de knop Uitschrijfdatums. Deze staat boven aan in het onderdeel Instellingen > Leerlingen. Hier zijn per schooljaar of alle leerlingen zichtbaar welke in het huidige schooljaar geen actieve groep (meer) hebben en waarvoor nog geen uitschrijfdatum geregistreerd. Een uitschrijfdatum is te registeren door achter de betreffende leerling een datum in te vullen of door gebruik te maken van de knop [Bulk invoer uitschrijfdatums]. Via deze bulk invoer functionaliteit, kunt u simpel de einddatum van de laatste groep van een leerling overnemen óf zelf een uitschrijfdatum kiezen die bij de leerlingen in het scherm moet worden overgenomen.