Wellicht zijn jullie net gestart met TOP dossier of gebruiken jullie het niet vaak, omdat er (gelukkig) weinig leerlingen met een extra ondersteuningsvraag/OPP/TOP dossier op school zitten, en zijn jullie op zoek hoe je het TOP dossier het beste kan invullen. In dit artikel zullen wij hier verder over uitweiden.
Heeft de leerling al een dossier of maak je een nieuw dossier aan?
Om te beginnen kijk je of de leerling waarvoor je een TOP dossier wilt gaan invullen, reeds een actief dossier heeft of dat je een nieuw dossier moet aanmaken. Dit kun je controleren door in het overzicht TOP dossiers te controleren of de filters goed staan en te zoeken op de leerling. Let op, Zoekacties worden onthouden voor wanneer je het TOP dossier overzicht opnieuw opent.
Heeft de leerling al een actief dossier?
Dan kun je hierin doorwerken door te klikken op de knop [Details], je kan het dossier doorzetten naar een nieuwe cyclus of afsluiten (bij stap 6 of aan het eind stap 10/11) en helemaal ‘vers’ beginnen met een nieuw, leeg dossier. Zoek hiervoor altijd eerst het actieve dossier op en ga dan óf verder met invullen óf pas het dossier aan door het af te sluiten of door te zetten.
Voor het aanmaken van een nieuw dossier volg je de stappen in dit artikel.
Invullen van de onderdelen van TOP dossier
Een belangrijk punt bij het invullen van een TOP dossier is om te onthouden dat je nooit iets in moet vullen, maar alleen zaken registreert die van belang/relevant zijn voor het dossier en de ondersteuningsvraag die nu speelt. Dit geldt voor alle velden die je kunt registreren binnen het TOP dossier.
Hieronder geven we per onderdeel een korte samenvatting van de informatie die je hierin kunt registreren. Om naar het volgende onderdeel te gaan, rond je eerst het voorgaande onderdeel af door te klikken op de knop [Afronden].
Let op! Het kan per SWV verschillen welke afspraken er zijn gemaakt over hoe het TOP dossier wordt ingezet. Twijfel je hierover? Stem dan altijd af met jullie contactpersoon bij het samenwerkingsverband.
- Algemene gegevens: Basisgegevens van de leerling, Deze gegevens zijn via een koppeling uit het LAS geïmporteerd. Verder kunnen hier algemene onderwijskundige informatie, IQ testen en onderzoeken worden geregistreerd.
- Vraagstelling: De ondersteuningsvraag van de leerling, ouders/verzorgers en school kunnen worden vastgelegd, het beeld van de leerling biedt houvast tijdens het gesprek met de leerling en ook kan hier worden aangegeven wat er reeds aan ondersteuning geboden is (in het verleden).
- Bevorderend en belemmerend: Hier registreer je de bevorderende en belemmerende factoren van de leerling, leerkracht/groep/school, thuissituatie en evt. het sociale netwerk.
- Leerlingprofiel: Hier selecteer je voor welke (overstijgende) leergebieden je in dit dossier verdere doelen wilt gaan opstellen (bij onderdelen 7 en 8).
- Integratief beeld: Er kan hier een samenvatting van de inzichten die zijn opgedaan vanuit het Waarnemen worden vastgelegd, er kunnen grotere, overkoepelende ontwikkeldoelen (niet ontwikkelgebied specifiek) worden vastgelegd en evt. verzuim (alléén indien van invloed op de ondersteuningsvraag!).
- Overleg en afspraken: Dit onderdeel is een tussenevaluatie of het dossier in het juiste ondersteuningsniveau is gestart. Het ondersteuningsniveau kan hier worden aangepast, het dossier kan evt. worden gearchiveerd óf je kunt gewoon verder met het invullen van het dossier. Let op, dit onderdeel wordt éénmalig ingevuld.
- Ontwikkelingsperspectief: In dit onderdeel kunnen er langere termijn ambities voor de leerling worden geformuleerd per (overstijgend) leergebied. Let op, hier worden alleen (overstijgende) leergebieden getoond die bij stap 4. Leerlingprofiel geselecteerd zijn.
- Ontwikkelplan: Binnen het ontwikkelplan komen de (overstijgende) leergebieden geselecteerd bij stap 4, de ontwikkeldoelen opgesteld in stap 5 en realistische ambities gesteld in stap 7, bij elkaar. In het onderdeel is er de mogelijk om per (overstijgend) leergebied een tussendoel, plan van aanpak en een evaluatiedatum vast te leggen. Dit kan ook worden gedaan voor de Ontwikkeldoelen voor de Leerkracht/groep/school, thuissituatie en het sociale netwerk. Let op, na het afronden van dit onderdeel komt er een verplicht instemmingsmoment. Voor meer informatie kun je de laatste alinea van dit artikel lezen: Overige zaken/acties bij een TOP dossier.
Onderdeel 9 (en daardoor onderdeel 10) is per ondersteuningsniveau verschillend. Wij zullen iedere optie kort toelichten.
9. Ondersteuning toolbox: Hierin kan een aanvraag worden ingestuurd naar de SWV applicatie. Dit kan alleen in het ondersteuningsniveau ‘Extra ondersteuning op school’ en de beschikbare opties die hier worden getoond zijn zelf ingesteld door het SWV. Mist u een optie of heeft u hier inhoudelijk een vraag over? Neem dan contact op met het SWV.
9. Toelaatbaarheid toolbox: Hierin kan een aanvraag voor een Toelaatbaarheidsverklaring (TLV) of andere ondersteuningsoptie worden ingestuurd naar het SWV. Dit kan alleen in het ondersteuningsniveau ‘Extra ondersteuning op voorziening’ en naast de standaard TLV opties, zijn de overige beschikbare opties die hier worden getoond zelf ingesteld door het SWV. Mist u een optie of heeft u hier inhoudelijk een vraag over? Neem dan contact op met het SWV.
9./10. Evalueren: Voor het ondersteuningsniveau ‘Lichte ondersteuning’ is dit onderdeel 9, voor de overige niveaus is dit onderdeel 10. In dit onderdeel is er de mogelijkheid om de gestelde tussendoelen uit onderdeel 8. Ontwikkelplan te evalueren (hier heeft u een evaluatiedatum voor moeten invullen) en een algemene evaluatie/conclusie te beschrijven.
10./11. Dossier status: Ook dit onderdeel is hetzelfde als onderdeel 6. Overleg en afspraken een evaluatie moment. Het dossier kan hier afgesloten, aangepast van ondersteuningsniveau of doorgezet worden naar een nieuwe cyclus in hetzelfde ondersteuningsniveau.
Wanneer een dossier doorgezet wordt naar een ander ondersteuningsniveau of doorgezet word in hetzelfde ondersteuningsniveau, wordt er een kopie van het dossier in het archief geplaatst en begint het dossier weer bij stap 1. Het gearchiveerde dossier wordt als basis klaargezet en gebruikt voor het nieuwe dossier. Dit betekent dat alle informatie die is ingevuld binnen de onderdelen van het gearchiveerde TOP dossier gekopieerd is en aanwezig is. Het opnieuw doorlopen van de stappen van het dossier is ook een vorm van evaluatie.
TIP: Zorg ervoor dat de inhoud van het actieve dossier altijd up-to-date is met actuele gegevens. Wanneer een bevorderende of belemmerende factor bijv. niet meer van toepassing is, haal deze dan weg. Zolang de gegevens in een eerder TOP dossier stonden, is dit altijd terug te lezen in het archief.
Overige zaken/acties bij een TOP dossier
Op ieder gewenst moment kan er een inzage gestuurd worden of instemming geregistreerd worden. Een inzage wordt veelal gestuurd ter voorbereiding op een overlegmoment met ouders/verzorgers en soms nog andere betrokkenen. Instemming wordt verplicht gevraagd na onderdeel 8. Ontwikkelplan, maar kan ook op ieder gewenst moment geregistreerd worden.
Let op! Indien u een aanvraag instuurt wordt altijd de meest recente instemming meegenomen in de aanvraag. Na het indienen van de aanvraag wordt het instemmingsmoment niet meer bijgewerkt.
Indien het samenwerkingsverband betrokken raakt bij het dossier, kan het dossier op ieder gewenst moment met het samenwerkingsverband worden gedeeld mits het dossier is aangemaakt met als ondersteuningsniveau ‘Extra ondersteuning op school’ of ‘Extra ondersteuning op voorziening’.
Extra aanvullende bestanden kunnen worden toegevoegd aan het logboek. Deze bestanden kunnen eventueel ook gedeeld worden met het samenwerkingsverband en bij een inzage of instemmingsbericht naar ouders of andere externe betrokkenen.
Gerelateerde artikelen
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor.