Wanneer er een nieuwe leerling op school wordt ingeschreven die op zijn/haar oude school een TOP dossier had, kan dit TOP dossier worden overgedragen. De oude school van de leerling dient het TOP dossier dan eerst klaar te zetten specifiek voor uw TOP dossier licentie.
Voor het ophalen van deze TOP dossiers kunt u het volgende stappenplan hanteren:
- Klik op de knop [Instellingen] rechts bovenin;
- Ga vervolgens naar de tegel Import/Export en klik op de tegel TOP dossier import.
Hier ziet u een overzicht waarin TOP dossier(s) die voor uw licentie klaar staan worden getoond. Daarbij ziet u een token én de licentie van de school die het TOP dossier heeft klaargezet. Om een TOP dossier te importeren heeft u de combinatie nodig van: Licentie (van de school die heeft klaargezet), een unieke token én de geboortedatum van de leerling waarvoor u het TOP dossier gaat overnemen. Stem deze gegevens eventueel van tevoren met de vorige school af.
- Klik op de knop [Importeren] bij het TOP dossier welke is klaargezet voor overdracht en u wilt importeren;
- De licentie van de vorige school én het token zullen automatisch overgenomen zijn. Voer hier de geboortedatum in van de betreffende leerling en klik op de knop [TOP dossier ophalen].
Wanneer de combinatie van gegevens klopt, ziet een aantal basisgegevens van de leerling en kunt u een PDF van het TOP dossier wat klaarstaat downloaden ter controle. Kloppen de gegevens en wilt u de leerling én het dossier importen? Ga dan verder met de volgende stappen:
- Selecteer een schooljaar en vervolgens de groep* waarin deze leerling geplaatst moet worden;
- Selecteer de bestanden welke mogen worden geïmporteerd in het nieuwe TOP dossier.
- Klik op de knop [TOP dossier importeren].
De leerling en het TOP dossier wordt geïmporteerd en zijn direct aangemaakt en gekoppeld aan de gekozen groep.