In dit artikel lees je hoe je kunt inloggen op TOP dossier SWV.
Starten jullie net met het programma TOP dossier? Of gebruiken jullie het niet vaak waardoor het elk jaar weer even opstarten is? Misschien zijn er nieuwe IB’ers die het programma niet kennen? Aan de hand van dit artikel nemen wij jullie mee met de stappen voor het inrichten van een TOP dossier licentie.
Gebruikersaccounts
Bij de uitlevering van een TOP dossier licentie is het eerst belangrijk dat er één of meerdere personen met alle rechten kunnen inloggen in het programma. Wij zullen de door jullie aangewezen personen een e-mail versturen met daarin een activatielink. Middels deze activatielink kan er een eigen wachtwoord ingesteld worden. Zodoende zijn er altijd één of meerdere personen met de rol Applicatiebeheerder (zodat deze personen de licentie kunnen inrichten en beheren).
De betreffende personen met een gebruikersaccount die gekoppeld is aan de rol Applicatiebeheerder zijn gemachtigd om nieuwe gebruikers aan te maken en te voorzien van een gebruikersaccount. Welke rol het best past bij de gebruiker die wordt aangemaakt, kan gevonden worden in het volgende artikel: Welke rol geef ik een medewerker?
De eerste keer wordt de activatielink gebruikt om in te loggen, waarna direct gevraagd wordt om een eigen wachtwoord in te stellen. Bij de volgende keer inloggen dient er ingelogd te worden via de URL: https://inlog.topdossier.nl/Home/LogIn Hier wordt de volgende inloggegevens gevraagd:
- Licentienaam (Bij een schoollicentie het brinnummer van de school, aangevuld naar 6 karakters, bij BRIN4 wordt het dan bijv. 00AA00 of 00AA01, enz.)
- Gebruikersnaam (De gebruikersnaam wordt ingevoerd door de persoon wie de gebruikersaccounts aanmaakt/wijzigt. Ons advies is om hiervoor altijd het e-mailadres te gebruiken.)
- Wachtwoord (Zelf aangemaakt aan de hand van de activatielink.)
Gebruikers met de rol Applicatiebeheerder kunnen Medewerkers op inactief zetten, Gebruikersnamen en evt. Wachtwoorden resetten wanneer nodig.
Importeren leerlingen
Om een TOP dossier te kunnen aanmaken dienen er eerst leerlingen en groepen aanwezig te zijn binnen de licentie. Deze kunnen handmatig worden aangemaakt, echter adviseren wij gebruik te maken van de koppelingsmogelijkheid met het door jullie gebruikte Leerling Administratie Systeem (LAS). Er zijn verschillende koppelingsmogelijkheden, afhankelijk van het gebruikte LAS. Hieronder vindt u stappen voor de verschillende koppelingen:
- ParnasSys
- ESIS
- Magister
- OSO SWV koppeling: instellen & importeren
Zodra de koppeling is geactiveerd kunnen leerlingen/groepen afhankelijk van de koppeling handmatig (via een aantal stappen) of automatisch worden geïmporteerd in TOP dossier. Met de koppelingen worden enkel de NAW-gegevens en schoolloopbaangegevens van de leerling, contactgegevens van de ouders/verzorgers en toetsresultaten ingeladen.
Wanneer er medewerkers zijn aangemaakt met de rol TOP Leerkracht dienen deze na het aanmaken binnen TOP dossier nog te worden gekoppeld aan één of meerdere groep(en).
Let op! Zoals aangegeven worden voor het PO toetsresultaten ook overgenomen uit het LAS. Via de automatische koppeling met ParnasSys kunnen wij mogelijk niet alle toetsen importeren, wegens de manier van overdracht. Hierdoor kunnen ‘oude’ digi toetsen (digi toetsen voor andere toetsen dan Cito Leerling in beeld) en toetsresultaten die zijn behaald op een andere school (leerling is nieuw op school) niet worden geïmporteerd.
Om deze toetsresultaten toch te kunnen importeren kan er gebruik gemaakt worden van de Cito DULT-koppeling. Met deze koppeling worden toetsresultaten direct opgehaald uit Cito LOVS in plaats van via het LAS.
Let op! Wanneer er gebruik gemaakt wordt van de Cito DULT koppeling adviseren wij geen toetsresultaten meer te importeren via de koppeling met jullie LAS. Dit kan binnen de instellingen van de koppeling worden aangegeven.
Aanmaken TOP dossiers
Nu de gebruikers kunnen inloggen, de leerlingen en groepen zijn toegevoegd kan er begonnen worden aan het aanmaken van een TOP dossier.
In het volgende artikel kunt u meer informatie vinden met betrekking tot het invullen van een TOP dossier: TOP dossier invullen, hoe doe ik dat?
Gerelateerde artikelen
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor.