Er zijn twee momenten waarop er geen gegevens (meer) gewijzigd kunnen worden binnen een TOP dossier.
1. Wanneer een dossier gearchiveerd is
2. Wanneer er een openstaande inzage binnen het betreffende TOP dossier loopt.
In een gearchiveerd TOP dossier kunnen geen wijzigingen meer worden doorgevoerd. Aanpassingen of nieuwe inzichten kunnen in de nieuwe cyclus van het nieuwe TOP dossier worden verwerkt.
Het "bevriezen" van het TOP dossier tijdens een openstaande inzage, is t.b.v. transparantie én instemming/toelichting geven op dezelfde versie van het TOP dossier. Het is dus niet mogelijk om onderdelen te wijzigen tijdens een lopende inzage. Alle betrokkenen zien dan ook altijd dezelfde versie van het TOP dossier tijdens een inzage. Bij een inzage bericht wordt een einddatum geregistreerd.
Wanneer ouders/verzorgers of andere betrokkenen bijvoorbeeld al eerder reactie hebben gegeven op het TOP dossier, dan kan de wens uiteraard zijn om zo snel mogelijk weer door te gaan in het TOP dossier. Het is altijd mogelijk om de actieve inzage te stoppen en de einddatum aan te passen. Dit kunt u doen door naar het logboek te gaan, vervolgens kunt u op het tabblad Inzage & instemming klikken en het meest recente inzagebericht bewerken middels het Bewerk-icoon. Door de einddatum naar een datum in het verleden aan te passen en op de knop [Opslaan] te klikken is het TOP dossier weer open voor wijzigingen en kan er verder gewerkt worden binnen de onderdelen.