Binnen de applicatie wordt een bewaartermijn van 5 jaar na de uitschrijfdatum aangehouden. Op basis van een instelling kunt u ervoor kiezen deze bewaartermijn Handmatig of Automatisch op te volgen. Wanneer deze instelling op Handmatig staat, krijgt u een notificatie op het moment dat er één of meerdere leerlingen zijn die de bewaartermijn van 5 jaar hebben bereikt. Vervolgens dient u zelf te controleren of dit correct is en kunt u deze leerling(en) verwijderen. In het Logboek (Instellingen > Leerlingen > Logboek) kunt u tot een maand terug zien welke leerlingen er verwijderd zijn.
De instelling voor het opvolgen van de bewaartermijnen staat bij uitlevering standaard op Handmatig. Dit kan indien gewenst aangepast worden in de Schoolinstellingen, te vinden onder de knop [Instellingen].