Afhankelijk van het Leerling Administratie Systeem (LAS) wat uw school gebruikt, kunt u de leerling importeren in TOP dossier. Zoek in de kennisbank op de naam van het LAS om het bijbehorende artikel te openen.
Stappenplan:
1. Klik vanuit het TOP dossier dashboard op de knop [Nieuw Dossier]
2. Selecteer de groep, leerling en selecteer het ondersteuningsniveau (Extra Ondersteuning op School: startgesprek, dyslexie aanvraag en andere arrangementen) of Extra Ondersteuning Op voorziening (standaard TLV of andere voorzieningen waarover afspraken zijn gemaakt met het SWV) en Klik op [Opslaan].
3. Vul Stap 1. Algemene gegevens in/aan waar nodig (de meeste gegevens worden opgehaald vanuit het LAS).
Let op! Belangrijk dat binnen het tabblad Ouders/Verzorgers in ieder geval van één ouder/verzorger het e-mailadres is ingevuld en de Instemming (ouderlijk gezag JA/NEE) op JA staat wanneer zij daadwerkelijk ouderlijk gezag hebben. Deze stap is noodzakelijk om de Instemming te registeren en de aanvraag naar het SWV te kunnen versturen.
4. Klik vervolgens op de knop rechts onderin [AFRONDEN EN DOOR NAAR INSTEMMING]
5. U komt nu direct bij het registeren van de Instemming van de personen met ouderlijk gezag.
Ter informatie: als u alle onderdelen van het TOP dossier invult, dan zit dit direct na het afronden van onderdeel 8. Ontwikkelplan (handelingsdeel OPP).
Bij het registeren van in de Instemming heeft u de keuze uit 3 verschillende opties, maar u kiest hier voor de optie Anders.
- Vul de datum in waarop u instemming hebt verkregen op het OPP
- Instemming: JA
- Korte toelichting: bijv. zie bestanden in Logboek
- Klik op [Instemming registreren]
U komt nu direct in het startscherm van het betreffende TOP dossier.
6. Klik binnen dit scherm rechts bovenin op de knop [Delen met het SWV], hiermee deelt u het TOP dossier met uw contactpersoon van het samenwerkingsverband.
Let op! De aanvraag is hiermee nog niet verzonden!
7. Klik vervolgens op het Logboek (grote ronde knop in het midden).
8. Klik op het tabblad Bestanden.
9. Upload hier alle bestanden die actueel en van toepassing zijn voor de ondersteuning of TLV aanvraag en selecteer bij de optie Delen met SWV: JA.
10. Ga terug naar het startscherm van het TOP dossier en klik vervolgens op stap 9. Ondersteuning Toolbox of Toelaatbaarheid Toolbox (afhankelijk van het ondersteuningsniveau).
11. Vul de Toolbox in, klik onderaan in het eerste scherm van de Toolbox op [Bevestigen] en in het tweede scherm op de knop [Indienen bij SWV].
12. U dient nu te wachten op berichtgeving/besluitvorming vanuit het SWV. U kirjgt hier geen automatische notificatie van, dus log af en toe in en controleer de Laatste status van het betreffende TOP dossier.
13. Is de aanvraag toegekend? Klik dan op [Details] achter het TOP dossier en navigeer direct naar het Logboek.
14. Klik op het tabblad Communicatie SWV.
15. Klik op het bekijk-icoon (blauwe oog) achter de Besluitvorming en download hier de beschikking/PDF van het arrangement of van de TLV.
16. Ga terug naar het startscherm van het TOP dossier.
17. Klik op stap 9. en klik op [AFRONDEN].
18. Klik op stap 10. Evalueren en klik op [AFRONDEN].
19. Klik op stap 11. Dossier status.
20. Hier kunt u direct een nieuwe aanvraag aanmaken of het TOP dossier archiveren. Als u direct een nieuw TOP dossier aanmaakt, dan kunt u ook aangeven welke bestanden en verslagen u over wilt zetten naar het nieuwe TOP dossier. Het oude TOP dossier wordt gearchiveerd en kan u bekijken in het Archief.